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Exo Latina (il Titolare del Trattamento) potrebbe effettuare riprese foto e video nell’ambito del progetto “Latina Innovation Community”. Alcune di queste immagini potrebbero ritrarre in modo riconoscibile i partecipanti, inclusi minori solo previa esplicita autorizzazione dei genitori o tutori legali. Le immagini potrebbero essere diffuse dal Titolare sui propri siti e/o social media, ma senza associarle mai al cognome. Tuttavia, terzi potrebbero ‘taggare’ le immagini.

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Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda immagini (foto o video) di persone, incluse persone minorenni, associate al progetto suddetto e quindi a uno o più luoghi o a una o più date.

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Finalità e modalità del Trattamento
Le immagini vengono riprese da persone espressamente autorizzate dal Titolare e sono condivise con Exo Latina. Chi le riprende è pregato di cancellare tutte le immagini dopo la condivisione. Exo Latina seleziona le immagini, cancellando tutte quelle che non intende utilizzare.Le immagini sono archiviate su Google Drive, una piattaforma conforme al GDPR. L’accesso è limitato alle persone autorizzate dal Titolare del Trattamento, con sistemi di autenticazione sicura e crittografia per proteggere i dati. Le immagini saranno conservate per il tempo strettamente necessario alle finalità dichiarate e saranno eliminate in modo sicuro al termine del periodo di conservazione.
Le immagini sono diffuse attraverso il sito, la pagina Facebook, Instagram, LinkedIn e il canale Youtube dell’Associazione, adottando misure aggiuntive per proteggere la privacy dei minori.
I moduli di consenso sono conservati su Google Drive, una piattaforma di archiviazione online conforme al GDPR. Solo le persone autorizzate dal Titolare del Trattamento possono accedervi, e l’accesso è protetto da sistemi di autenticazione sicura e crittografia. I dati sono mantenuti per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e sono eliminati in modo sicuro alla scadenza del periodo di conservazione.

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Consenso al Trattamento delle Immagini
Per le persone maggiorenni, il Titolare richiede il consenso specifico e scritto a norma GDPR, che può essere fornito direttamente dagli Interessati. Nel caso di minori, invece, è necessario il consenso specifico e scritto dei genitori o dei tutori legali, che autorizzano il trattamento delle immagini.

Per tutte le persone ritratte, il Titolare invia una comunicazione che ricorda il Trattamento di questi dati e i diritti di cui dispongono.

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Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione e revoca del consenso
In qualunque momento, l’Interessato (o, in caso di minori, i genitori/tutori legali) può richiedere se disponiamo di dati personali, quali siano, di modificarli o di cancellarli in tutto o in parte, con esecuzione entro 10 giorni dalla richiesta. È inoltre possibile revocare il consenso al trattamento delle immagini.
In caso di revoca, faremo il possibile per interrompere l’uso delle immagini, ma alcune potrebbero essere state condivise su social media o siti terzi, rendendo impossibile la loro cancellazione completa.

Rischi per l’Interessato e misure di minimizzazione del rischio
Queste immagini potrebbero essere condivise da terzi senza l’autorizzazione del Titolare. Anche per i minori, è possibile che terzi associno alle immagini un nome e cognome (‘tag’) e le indicizzino nei motori di ricerca. Il Titolare adotta precauzioni per limitare questi rischi.

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Durata del Trattamento dati
Le immagini relative ai partecipanti, incluse quelle dei minori, saranno conservate per un periodo di 5 anni dalla data di acquisizione. Questo periodo è necessario per le seguenti finalità:

• Promozione e sponsorizzazione delle future edizioni del progetto, che si svolgeranno periodicamente nelle scuole. Le immagini acquisite durante le edizioni precedenti potrebbero essere utilizzate per illustrare e promuovere le attività future, dando visibilità al progetto e alle sue finalità educative e sociali.

• Documentazione storica e promozionale del progetto stesso, che richiede l'archiviazione delle immagini per un arco di tempo che consenta di valorizzare adeguatamente l'impatto del progetto e mantenere un archivio visivo utile per la presentazione di edizioni future.

Tutele per i minori
In considerazione della particolare sensibilità dei dati relativi ai minori, il Titolare del trattamento adotta misure specifiche per tutelare la loro privacy:

• Protezione aggiuntiva per la pubblicazione delle immagini: le immagini che ritraggono minori verranno trattate con particolare attenzione per limitare il rischio di esposizione online, adottando modalità di diffusione che riducano al minimo la possibilità che il minore venga identificato da terzi. Ad esempio, le immagini non saranno mai accompagnate dal nome e cognome del minore, salvo esplicita autorizzazione.

Revisione periodica e cancellazione dei dati
Durante questo periodo di 5 anni, il Titolare si impegna a rivedere periodicamente la necessità di conservazione delle immagini, garantendo che vengano cancellate qualora non fossero più necessarie per le finalità sopra indicate. In ogni caso, le immagini saranno eliminate in modo sicuro al termine del periodo di conservazione.

 

Legittimità e base giuridica del Trattamento dati

Il Trattamento in questione comporta un rischio sensibile per la privacy dell’interessato. Tuttavia, considerando che:

• il Titolare ha comunicato agli Interessati l’esistenza di questo trattamento e i rischi che comporta

• il Titolare si impegna a chiedere un consenso specifico a norma GDPR 

• la durata della pubblicazione è limitata

• i soggetti sono riconoscibili ma non è probabile che siano legati a un nome e cognome

• le immagini non saranno mai condivise con nessuna altra Associazione o persona giuridica o fisica

• è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati

• il Titolare ha un legittimo interesse a rendere note le sue iniziative in modo da perseguire al meglio i suoi obiettivi sociali

• in linea generale sono gli stessi partecipanti agli eventi a sollecitare la ripresa di immagini e video. Qualora il Titolare non provvedesse alla loro ripresa, questa attività potrebbe essere svolta indipendentemente dai privati con rischi ancora superiori e garanzie inferiori per la privacy degli interessati.

il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.

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Titolare del Trattamento è Associazione Giovanile Exo Latina, via Francesco Caffi, 46, 04100 Latina, tel. +39 3286635980, e-mail info@exoitalia.it

Responsabile del Trattamento è lo stesso Titolare, il quale dispone dei mezzi e delle competenze. 

Il Titolare, vista la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).